Peralatan kantor

MATERI 2 – PENGETAHUAN MESIN KANTOR

MESIN PENCATAT DATA 

A.     Mesin Penomor (Numbering Machine)

Digunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada kartu, faktur, formulir, dan kupon obligasi. Berdasarkan bentuk dan ukuran angkanya dapat dibedakan menjadi dua:

1.      Mesin penomor kecil, bentuk dan ukurannya kecil dan hanya terdiri dari empat sampai enam digit.

2.      Mesin penomor besar, bentuk dan ukurannya besar dan terdiri dari tujuh digit.

 B.      Mesin Tik (Type Writer)

Mesin tik dapat diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut:

1.      Berdasarkan mekanisme (cara kerja)

a.       Manual, cara kerja mesin tik masih menggunakan tenaga tangan manusia

b.       Mesin tik elektris (listrik), cara kerja mesin menggunakan tenaga listrik untuk mengoperasikannya

c.       Mesin tik elektronis, pengoperasiannya dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen elektronis yang lain

2.      Berdasarkan ukuran body

a.       Mesin tik ukuran standar, mempunyai gandaran panjangnya lebih dari 13 inci dan dapat digunakan untuk mengetik kertas ukuran double folio.

b.       Mesin tik ukuran semi standar, panjang gandarannya sekitar 13 inci dan dapat digunakan untuk mengetik kertas yang berukuran 1.5 folio.

c.       Mesin tik ukuran portable, panjang gandarannya sekitar 10 inci dan hanya dapat digunakan untuk mengetik kertas ukuran folio.

3.      Berdasarkan pencetak huruf (typing element)

a.       Batang huruf (type block), pencetak huruf pada mesin ini berbentuk batang yang diberi balok pada ujungnya. Biasanya tipe ini digunakan dalam mesin tik manual.

b.       Bola huruf (font ball), pencetak huruf mesin ini berbentuk bola. Biasanya pencetak tipe ini digunakan untuk mesin tik listrik (elektrik typewriter)

c.       Roda huruf (daisy shell), pencetak huruf ini berbentuk roda huruf. Biasanya digunakan dalam mesin tik elektronik (electroniv typewriter)

4.      Berdasarkan susunan tuts

a.       Mesin tik ideal, mesin tik ini dibuat berdasarkan bentuk, pola dan cara menulis huruf di negara-negara yang menggunakannya. Misalnya mesin tik Arab dan mesin tik Jepang.

b.       Mesin tik universal, mesin tik ini dibuat menurut ketentuan internasional sehingga mesin tik ini dapat digunakan di seluruh dunia.

5.      Berdasarkan gandaran (carriage)

a.       Mesin tik menggunakan kait, perpindahan baris dapat dilakukan dengan cara menekan kait yang ada di sebelah kiri gandaran.

b.       Mesin tik non carriage (tidak menggunakan gandaran), biasanya digunakan pada mesin tik elektronik. Perpindahan baris dilakukan secara otomatis hanya dengan menekan tombol.

6.      Berdasarkan ukuran huruf

a.       Pica, setiap inci memuat 10 huruf, angka maupun tanda baca

b.       Elite, setiap inci memuat 12 huruf, angka maupun tanda baca

c.       Micro, setiap inci memuat 15 huruf, angka maupun tanda baca

d.       PS (Propotional Spacing), setiap inci memuat 20 huruf, angka maupun tanda baca

 C.      Mesin Pencetak Perangko (Franking Machine)

Mesin pencetak perangko memiliki beberapa keuntungan dalam pemakaiannya yaitu:

1.      Lebih mudah, karena nilai perangko dicetak seketika untuk surat-surat (dalam negeri maupun luar negeri)

2.      Lebih aman, tidak ada resiko pemborosan perangko atau materi kerana hilang atau rusak

3.      Lebih cepat, karena tanpa ada pekerjaan memilih perangko, membasahi, menempel serta tanpa cap di kantor pos

4.      Memberi nilai ganda, dapat dilengkapi dengan cap logo atau alat pesan promosi yang bermanfaat bagi perusahaan tanpa ada tambahan biaya.

 D.      Pencatat Uang Kertas (Cash Register)Berdasarkan komponen dan cara kerja mesin dibedakan menjadi dua yaitu cash register listrik dan cash register elektronik.

MATERI 3 – PENGETAHUAN MESIN KANTOR

MESIN PENGHIMPUN DAN PEMISAH  A.     Mesin Jilid (Binding Machine)

Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku, diktat, kalender meja, boolet, dan sebagainya. Berdasarkan jenisnya, mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu:

1.      Mesin penjilid buku

2.      Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring)

Berdasarkan tenaga penggeraknya, mesin penjilid dibagi dua yaitu:

1.       Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia)

2.       Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik)

 B.      Stapler (Hecht Machine Stapler)

Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas (stapler) dan pembuka isi stapler. Berdasarkan bentuk dan kemampuannya, penjepret kertas dibedakan menjadi tiga, yaitu:

1.      Penjepret kertas kecil (kemampuan maksimal  bisa menjepret kertas 10 lembar)

2.      Penjepret kertas sedang (mampu menjepret kertas 10-20 lembar)

3.      Penjepret kertas besar (mampu menjepret kertas 20-150 lembar)

 C.      Pembuka Isi Stapler (Stapler Remover)

Pembuka isi stapler ada dua jenis, yaitu model tarik dan model tekan

 D.      Pembuka Surat (Letter Oppener)

Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul. Ditinjaiu dari penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua

1.      Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)

Alat ini digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya bersifat mekanis.

2.      Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)

Alat ini digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya bersifat elektronis.

 E.       Pelubang Kertas (Punched Card Machine/Perforator)

Berdasarkan fungsi dan banyaknya lubang, alat pelubang kertas dapat digolongkan menjadi tiga.

1.      Pelubang kartu, memiliki satu buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kartu nama, kartu perpustakaan dan lain-lain.

2.      Pelubang kertas, memiliki dua lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhechter

3.      Pelubang kertas pajang, memiliki lima buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan dalam binders ring.

 F.       Mesin Pemotong Kertas (Paper Cuter/Guillotine)

Ada dua jenis pemotong kertas yang masing-masing dibedakan  berdasarkan ketebalannya.

1.      Guillotine, ukurannya lebih besar dibandingkan paper cutter dan berfungsi untuk memotong rata pinggir dari diktat, buku atau laporan dengan tebal maksimal 6 cm.

2.      Paper cutter, ukurannua lebih kecil dibandingkan guillotine dan berfungsi untuk memotong kertas maksimum 15 lembar, plastic sheet, aluminium foil, kulit dan offset plate.

 G.      Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1.      Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa kertas, seperti urat, arsip, laporan dan lain-lain.

2.      Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm.

MATERI 5 – PELAJARAN PENGETAHUAN MESIN KANTOR

MESIN PENGGANDA

Di sini akan dibahas dua buah mesin penggandan yaitu mesin stensil dan mesin fotokopi. Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual (mesin yang digerakkan dengan tangan manusia) dan mesin stensil listrik (mesin yang digerakkan dengan arus listrik)

A.     Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator)

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Ciri-ciri mesin stensil manual:

1.       Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia

2.       Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis

3.       Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam

4.       sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master

5.       ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

Komponen mesin stensil manual:

1.       Silinder tinta (ink cylinder)

a.       Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar)

b.       Kain penyaring tinta (ink screen)

c.       Plat baja (steel band)

2.       Kerangka mesin

a.       Pintu tinta (inker door)

b.       Pompa tinta (ink pump)

c.       Alat penghitung (counter)

d.       Pengatur tinta (ink control)

e.       Engkol (handle)

f.        Pengatur posisi cetakan (copy positioning)

g.       Pengungkit pencetak (print lever)

h.       Pengatur pemasukan kertas (feed contril)

3.       Penutup mesin

a.       papan kertas (feed bord)

b.       penahan kertas (back guide)

c.       papan penerima (receiving board)

d.       penuntun kertas (paper guide)

B.      Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator)

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator)

Ciri-ciri mesin stensil spiritus:

1.       Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)

2.       Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis

3.       Menggunakan master paper

a.       Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin

b.       Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon

c.       Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier

4.       Penggandaan menggunakan kertas folio

5.       Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

Komponen mesin stensil sepiritus:

1.       Tabung berisi cairan (fluid tank)

2.       Alat penghitung (counter)

3.       Tempat kertas atau papan kertas (feed tray)

4.       Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel)

5.       Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button)

6.       Pengatur posisi cetakan (copy positioner)

7.       Tombol pengatur tekanan (preasure control button)

8.       Engkol (handle)

9.       Tutup atas (top cover)

10.   Silinder logam (metal cylinder)

11.   tempat hasil gandaan (receiving tray)

C.      Mesin Fotokopi

Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen di atas kertas dengan proses penyinaran

MATERI 4 – PELAJARAN PENGETAHUAN MESIN KANTOR

MESIN PENGOLAH DATA  A.     MESIN JUMLAH

Mesin jumlah mempunyai fungsi untuk penjumlahan, pengurangan dan perkalian (+, -, x) sederhana. Dari segi penggeraknya, mesin jumlah dapat dibedakan menjadi dua, yaitu mesin jumlah manual dan mesin jumlah listrik.

1.      Mesin jumlah manual terdiri dari papan kunci (keyboard), pencetak (printer) dan engkol (handle).

2.      Mesin jumlah listrik memiliki cirri-ciri

a.       komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis

b.       tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

c.       kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm

d.       tanpa tombol on of

e.       pada monitor hanya tampak jumlah digit.

Selain itu dalam mesin jumlah listrik juga memiliki papan kunci (keyboard) dan  pencetak (printer)

 B.      MESIN HITUNG

Menurut komponen dan cara kerjanya mesin hitung dapat dibagi menjadi tiga yaitu mesin hitung manual (manual calculating machine), mesin hitung listrik (electric calculating machine), dan mesin hitung elektronik (electronic calculatiang machine).

1.      Mesin hitung manual digerakkan dengan tenaga tangan manusia. Kemampuan operasi hitungnya antara lain penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian.

Ciri-ciri mesin hitung manual:

a.       Digerakkan oleh tangan manusia dengan menggunakan engkol (handle)

b.       Komponen  dan cara kerjanya bersifat mekanis

c.       Operasi hitung ditampilkan pada 3 register

d.       Tida mencetak hasil perhitungan

2.      Mesin hitung listrik hanya bisa melakukan operasi penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian

Cirri-ciri mesin hitung listrik:

a.      Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis

b.      Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

c.       Kertas yang digunakan adalah kertas hitung ukuran 6,8 cm

d.      Tanpa tombol on off

e.      Indicator berfungsi untuk menunjukkan banyaknya digit dan sisa pengurangan

f.       Tombol memori, pencetek subtotal dan total otomatis

g.      Tombol khusus yang berfungsi untuk perkalian berantai dan perkalian dengan bilangan negatif.

3.      Mesin hitung elektronik memiliki fungsi sama  dengan mesi hitung manual dan elektrik. Kelebihan mesin ini dapat melakukan perhitungan lain (khusus) dalam bidang matematika, statistic maupun perhitungan-perhitungan bisnis

Ciri-ciri mesin hitung elektronik:

a.       Tenaga penggeraknya menggunakan sinar matahari, baterai maupun listrik

b.       Komponen dan cara kerja mesinnya bersifat elektronis

c.       Hasil perhitungan (output) tapak pada display maupun pada kertas hitung

d.       Hasil perhitungan cepat dan mudah dilakukan

e.       Bentuknya kecil dan ringan.

 C.      KOMPUTER

Komputer merupakan suatu alat elektronis yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Bisa juga untuk melakukan perhitungan, mencatat data, menyimpan data, mengolahnya serta dapat dijadikan sebagai media komunikasi. Komputer dapat digolongkan menjadi tiga segi, yaitu:

1.    Segi pegolahan data

a.       Komputer analog, dibuat untuk mengolah data kualitatif,  isalnua untuk pengukuran berat, letak tempat, perhitungan kecepatan suara dan lain-lain.

b.       Komputer digital, dibuat untuk mengolah data kuantitatif, biasanya berupa angka (numerik), huruf (alphabetic) dan keduanya (alphanumeric), biasa digunakan untuk bisnis dan ilmu pengetahuan

c.       Komputer hibrid, digunakan untuk mengilah data baik kualitatif maupun kuantitatif.

2.    Segi penggunaan

a.       Special purpose, secara khusus digunakan untuk masalah tertantu dan tidak dpat digunakan untuk memecahkan masalah lainnya

b.       General purpose, digunakan untuk seluruh masalah umum

3.    Segi kemampuan

Dari segi kemampuan komputer dapat dibedakan menjadi tiga yaitu:

a.       Komputer ukuran kecil, 16 k byte-1mega byte (micro komputer/personal komputer)

b.       Komputer ukuran sedang, 128 k byte-8mega byte (mini komputer)

c.       Komputer ukuran besar, 256 k byte-16 mega byte (main frame)

Komputer memiliki keunggulan dari segi kecepatan, keandalan dan ketelitian. Dikatakan cepat karena bisa memproses pengolahan data sampai seperseribu detik (mili detik) bahkan lebih cepat lagi untuk komputer terbaru, dikatakan andal karena tidak mengenal lelah walaupun digunakan setiap waktu, dan dikatakan teliti karena mempunyai ketahanan lebihj baik dari manusia, maka komputer memiliki ketelitian yang sangat tinggi.

Selain itu komputer juga memiliki kelemahan yaitu:

1.       Adanya radiasi komputer

2.       Memerlukan pemakai yang andal

3.       Memerlukan daya listrik cukup besar

4.       Memerlukan perawatan rutin.

Secara garis besar, komputer memiliki komponen-komponen yaitu monitor, CPU (central processing unit) Flopy disk, keyboard, switch on off dan lampu kontrol.