Sekretaris

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada saya sehingga berhasil menyelesaikan makalah ini yang alhamdulillah tepat pada waktunya.

Diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.

Jakarta,   Maret 2012

                               
       

                       

         Penyusun

Daftar Isi

KATA PENGANTAR  ......................................................................................            1

DAFTAR ISI ......................................................................................................            2

BAB I          PENDAHULUAN.........................................................................            3

A.    Latar Belakang..........................................................................            3

B.     Tujuan Penulisan.......................................................................            3

C.     Rumusan Masalah.....................................................................            4

BAB II   ..... PEMBAHASAN ...........................................................................            5

A.    Hakikat Sekretaris.....................................................................            5

1.      Definisi Sekretaris...............................................................            5

2.      Jenis – jenis Sekretaris........................................................            5

3.      Tugas Sekretaris..................................................................            6

4.      Syarat – Syarat Sekretaris ..................................................            7

5.      Sikap Seorang Sekretaris Dalam Bekerja............................            8

6.      Penampilan Sekretaris.........................................................            9

7.      Pakaian Sekretaris...............................................................           11

B.     Hasil Obsesvasi.........................................................................           13

1.      Biodata...............................................................................           13

2.      Pertanyaan dan Jawaban.....................................................           13

BAB III       PENUTUP .....................................................................................           18

A.      Kesimpulan ..............................................................................           18

B.      Saran.........................................................................................           18

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................           19

BAB I

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

Sekretaris adalah seorang yang membantu seorang pimpinan atau badan pemimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratife yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Ada beberapa jenis-jenis sekretaris misalnya, sekretaris organisasi, sekretaris pimpinan, dan sekretaris pribadi. Sekretaris pun mempunyai tuga masing-masing misalnya, tugas rutin, tugas khusus, tugas istimiwa, tugas resepsionis, tugas sosial, tugas keuangan, tugas administrative dan tugas Business Meeting.

Sekretaris juga harus memperhatikan penampilanya dengan baik, agar terlihat sopan dan rapih. Dalam berpenampilan sekretaris harus berpenampilan yang rapih, baik, dan sopan seperti : cara berpakaian, cara berdanda, cara bersikap, dan lain-lain. Bukan hanya berpenampilan saja yang diutamakan tapi  sekretaris juga harus berpendidikan dan terampil.

B.   Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan ini adalah :

1.      Untuk mengetahui tentang sorang sekretaris.

2.      Untuk mengetahui tentang berpakaian yang baik.

3.      Untuk memahami apa saja tugas seorang sekretaris.

C.   Rumusan Masalah

Dengan segala bentuk keterbatasan kita, maka dalam makalah ini kami tidak begitu terperinci dalam menjelaskan tentang kesekretarisan. Adapun yang kami jelaskan di sini rumusan masalahnya sebagai berikut:

1.      Apa definisi sekretaris ?

2.      Apa jenis – jenis sekretaris ?

3.      Apa tugas – tugas seorang sekretaris ?

4.      Apa syarat – syarat seorang sekretaris ?

5.      Apa saja sikap seorang sekretaris dalam bekerja ?

6.      Seperti apa penampilan seorang sekretaris ?

BAB II

PEMBAHASAN

A.   Hakikat Sekretaris

1.      Definisi Sekretaris

Sekretaris adalah seorang yang membantu seorang pimpinan atau badan pemimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratife yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Sektretaris = *  Secretum ( Rahasia )

                         Dapat menyimpan rahasia perusahaan atau atasan.

                                 *  Tangan Kanan Pimpinan.

* Membantu pimpinan mencapai tujuan perusahaan dalam hal bertanggaung jawab atas kelancaran administarsi perusahaan, khususnya yang menyangkut atasan.

*  Mitra kerja.

2.      Jenis-jenis Sekretaris

v  Sekretaris Organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. ( Contoh : Business Secretary, Company Secretary, sekretaris  Jenderal di Departemen, Sekretaris Wilayah Daerah )

v  Sekretaris Pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya, pegawai dari suatu organisasi.

v  Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang menyelaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. ( contoh : Sekretaris Pribadi seorang Artis )

3.      Tugas Sekretaris

Ada beberapa tugas seorang sekretasis, antara lain :

¬  Tugas Rutin           =  Tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa

memerlukan perintah khusus atau pengawasan khusus. ( Contohnya : Membuka surat, menerima tamu, menerima telephone, menyusun dan membuat jadwal )

¬  Tugas Khusus        =  Tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan

Penyelesaian secara khusus yang dimintai pendapatnya. ( Contoh : Mengonsep surat perjanjian, menyusun surat rahasia, membeli kado )

¬  Tugas Istimewa     =  Tugas menyangkut keperluan pimpinan, seperti :

bertindak sebagai penghubung penerus informasi, mengingatkan pimpinan membayar iuran, mendampingi rapat dinas, memeriksa peralatan kantor.

¬  Tugas Resepsionis =  Tugas sebagai penerima tamu, seperti : menerima

atau menjawab telephone serta mencatat pesan lewat telephone, menerima tamu, mencatat janji untuk pimpinan.

¬  Tugas Keuangan   =  Tugas mengelola keuangan, seperti : menangani

urusan keuangan pimpinan dengan bank, membayar rekening, mengurus kas kecil mencatat dan menyediakan dana untuk keperluan rutin.

¬  Tugas sosial         =  Tugas amal dan kemasyakatan, mengurus kantor

Pimpinan, mengatur penyelenggaraan kegiatan beserta undangan, menyumbang untuk amal atau bakti sosial.

¬  Tugas Insidental    =  Tugas yang dilaksanakan pada waktu dan

keadaan tertentu, seperti : menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan atau penyataan pimpinan, mewakili pimpinan, membantu iktisar dari berita.

¬  Tugas Administrasi           =  Menyelenggarakan korespondesi,

mengerjakan kearsipan, menyampiakan informasi, hubungan melalui telephone, mengatur jadwal, mengoprasikan berbagai alat, mengurus perjalanan dan akomodasi.

¬  Tugas Business Meeting    =  Waktu dan tempat harus diperhatikan,

Makanan dan minuman disediakan, kertas kerja dan alat tulis disediakan, memastikan undangan.

4.      Syarat Sekretaris

Ø  Syarat Pendidikan             = a.  pendidikan minimal SMA

b.  mempunyai pengetahuan yang luas seperti tentang organisasi atau perusahaan.

Ø  Syarat Keterampilan         = a.  mampu menguasai dan menggunkan

Bahasa Indonesia yang baik dan benar

b. mampu menguasai minimal satu bahasa Asing.

c.  mampu melaksanakan tugas-tugas administrative.

d. mampu menggunakan mesin kantor

e.  menguasai IPTEK.

5.      Sikap Seorang Sekretaris Dalam Bekerja

Ada 5 sikap bekerja yang harus dimiliki setiapsekretaris professional :

a.       Ketelitian

Sekretaris harus membiasakan diri untuk bersikap teliti dan hati-hati dalam bekerja. Bila seorang sekretaris tidak dalam bekerja akan mengakibatkan dua kemungkinan :

ü  Pimpinan yang teliti akan menemukan banyak kesalahan dan terpaksa harus meneliti kembali hasil pekerjaan sekretarisnya. Hal ini membebani pimpinan.

ü  Pimpinan yang tidak teliti, akan terjerumus salah dan sekretaris membuat gagal pimpinannya.

Untuk memiliki sikap teliti, sekretaris harus latihan dan membiasakan diri berkonsentrasi pada pekerjaan yang dihadapinya.    

b.      Melaksanakan pekerjaan secara sempurna

Sekretaris mampu bekerja secara sempurna dan tuntas dari awal sampai akhir, tanpa banyak instruksi, pimpinan hanya cukup member inti atau pokok permasalahannya saja, maka sekretaris mampu mengerjakan keseluruhan bagian dari tugas ini.

c.       Mempertimbangkan sebelum melaksanakan tindakan

Pikirkan dengan matang sebelum melakukan suatu tindakan akan memperkecil resiko yang dihadapi sekretaris sehingga tidak merugikan pimpinan atau organisasinya. Untuk itu sekretaris perlu memperhatikan langkah-langkah berikut ini :

ü  Mendalami masalah yang dihadapi

ü  Mempelajari dan menganalisis keterkaitan masalah yang dihadapi dengan factor-faktor lain.

ü  Membuat beberapa alternatif dengan membuat solusi masing-masing, lalu pilihlah solusi dengan resiko yang minimal.

ü  Bertindak sesuai dengan pertimbangan yang sudah dilakukan.

d.      Panjang Akal

Sikap tidak gampang menyerah apabila menemui kesulitan dalam pekerjaan. Ia harus mencoba berbagai cara untuk mengatasi kesulitan yang dihadapinya, dengan memakai akal sehatnya sebagai alat penuntun.

e.       Inisiatif

Kemampuan mencari jalan keluar secara mandiri dari setiap permasalahan yang dihadapinya. Sikap ini dibutuhkan sekretaris untuk menjalankan tugas kreatif. Untuk memberikan inisiatif, sekretaris perlu memperhatikan :

ü  Dalam batas wewenang sekretaris

Ia boleh langsung mengerjakannya, misalnya memperindah hiasan ruangan, merapikan dan menyusun nomor-nomor telepon.

ü  Di luar wewenang sekretaris

Ia sebaiknya berkonsultasi dengan pimpinan sebelum melakukan tindakan itu. Contohnya mengubah tata letak ruangan kantor, membeli peralatan kantor yang baru dan lain-lain.

6.      Penampilan Sekretaris

Sekretaris harus berpenampilan baik, rapi, dan bersih, karena penampilan merupakan keadaan lahiriah yang tampak oleh orang lain. Orang lain dapat melihat sifat, kebiasaan, status sosial, selera dan gaya hidup seseorang dari penampilannya. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi penampilan :

1.      Pembawaan Sejak Lahir.

Ada orang yang sejak dilahirkan berpenampilan cantik, manis, ataupun ganteng, namun ada pula orang yang kurang beruntung dalam penampilan fisiknya. Bila anda termasuk kedalam kelompok yang kurang beruntung, jangan putus asa. Setiap manusia diciptakan Tuhan sevara unik, setiap orang memiliki kelebihan masing-masing. Yang penting anda harus menerima diri apa adanya.

2.      Kesehatan Lahir Batin

Seseorang akan sehat apabila mengkonsumsi gizi yang cukup dan berimbang, disertai sengan olahraga yang cukup. Sekretaris yang sehat tentu akan lebih mudah berkonsentrasi pada pekerjaannya dibandingkan dengan yang orang yang sering saki.

3.      Kebersihan Diri

Sekretaris harus memberikan perhatian dalam urusan kebersihan dirinya, misalnya :

§  Rambut dirawat bersih tidak berketombe, ditata rapi dengan panjang sebatas bahu. Jangan pernah menyisir rambut dihadapan tamu karena tidak sopan. Bagi pria : rambut ditata rapih, tidak melebihi telinga dan karah baju.

§  Kulit wajah dirawat secara teratur, untuk wanita memakai tat arias minimal pelembab kulit, bedak, dan lipstick. Jangan berlebihan dalam merias diri, lebih baik bergaya sederhana karena ia bekerja dikantor, bukan kepesta.

§  Kulit tubuh dibersihkan khusus pada siku, lutut bagian belakang karena mudah terkena kotoran atau daki.

§  Kuku tangan terawatt baik dan bersih, jangan memelihara kuku panjang, tidak diperkenankan memakai cat kuku berwana yang mencolok.

§  Mulut dan gigi harus selalu bersih, jangan mengkonsumsi makan yang berbau tajam seperti, jengkol, petai, durian, dan lain-lain.

§  Bau badan yang menyengat akan sangat mengganggu dalam berhubungan dengan orang lain, karena itu pakailah minyak wangi yang terpercaya.

4.      Latar Belakang Sosial Ekonomi dan Budaya.

Perbedaan latar belakang sosial – ekonomi dan budaya akan menimbulkan pula perbedaan dalam gaya dan selera. Pakailah pedoman dimana bumi diinjak disitu langit dijunjung, artinya senantiasa menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi anda berada.

7.      Pakaian Sekretaris

Pakaian yang baik, bersih, pantas dan tepat akan menambah rasa percaya diri seseorang sekaligus kepercayaan orang kepadanya. Walaupun tidak ada peraturan tertulis yang mengatur tentang pakaian. Namun ada beberapa pedoman yang dapat diikuti dalam berpakaian bila anda bekerja, yaitu :

a.       Kantor Hukum, Asuransi dan Bank

Sebaiknya memakai busana dengan gaya konservatif. Pakaian warna konservatif adalah biru, beige atau coklat. Anda dapat memakai setelan blazer dengan rok sopan sepanjang lutut atau bawah lutut. Sentuhan warna ataupun corak dapat diterapkan pada blus. Tata rias rambut dan wajah harus wajar.

b.      Public Relations

Anda dapat tampil lebih ceria. Akan tetapi bila berhadapan dengan orang-orang yang berkecimpung dalam bidang hukum ataupun banker, sebaiknya berdandan konservatif untuk mengimbanginya.

c.       Arsitek, Biro Iklan dan Artistik

Bila anda bekerja di bagian kreatif memungkinkan anda tampil lebih ceria atau modis. Akan tetapi bila anda dibagian font office sebaiknya tampil konservatifjanagn tampil lusuh ataupun kusam.

d.      Marketing

Penampilan anda dapat lebih kasual dan trendy, namun jangan berlebihan.

Memilih Pakaian

a.       Setelan

Buatlah setelan pakaian dari bahan yang baik, dijahit oleh penjahit yang bermutu baik. Pilih model yang konservatif karena tidak akan ketinggal mode. Usahakan bagian dada tertutup.

b.      Rok

Pilihlah rok dengan warna warna-warna netral agar mudah dipadupadankan. Panjang rok pada saat berdiri paling pendek adalah 3cm di atas lutut. Jangan memakai rok yang terlalu lebar.

c.       Blouse

Dapat dipadankan dengan setelan atau dengan rok bawah. Pilihlah bahan yang sejuk dan nyaman seperti : katun, sutra, rayon ataupun nylon.

d.      Gaun

Bagi anda yang memiliki tubuh yang langsing, dapat saja memakai gaun yang dibuat dengan bagus. Anda bisa menambahkan aksesoris seperti bross, ikat pinggang atau syal.

e.       Sepatu

Perhatikan kebersihan sepatu, sebaliknya diperiksa sebelum dipakai. Tinggi tumit minimal 5 cm, dari bahan kulit, bermodel tertutup, warna sepatu yang paling fleksibel adalah warna hitam dan coklat. Sepatu putih hanya cocok bagi anda yang memiliki betis yang kecil dan indah.

f.       Aksesoris

Pemakaian aksesoris yang tepat akan memperindah penampilan sekretaris. Jangan sampai aksesoris mengganggu gerak kerja anda. Juga jangan berlebihan. Sebaiknya jangan memakai cincin, gelang, kalung, giwang dan bross sekaligus. Aksesoris yang lazim digunakan adalah giwang dan arloj.

B.   Hasil Observasi

a.      Biodata.

Nama                          :           Dina Novina

Pendidikan                :           S1 Sastra Jepang

Perusahaan                :           PT ASNO HORIE INDONESIA

Alamat Perusahaan   :          Kawasan East Jakarta Industri Park, Plot 8k-2 Cikarang Barat.

Jabatan                       :           Sekretaris

b.      Pertanyaan dan jawaban.

1.      Sudah berapa lama anda kerja di perusahaan ini dan menjadi sekretaris?

Jawaban   =   3 tahun

2.      Apa yang memotivasi anda menjadi seorang sekretaris ?

Jawaban   =   Agar dapat belajar menjadi seorang pimpinan yang baik

3.      Apa saja Job Description anda menjadi seorang sekretaris ?

Jawaban   =   Menyusun schedule meeting baik internal maupun eksternal, mengatur jadwal kegiatan, reservasi (hotel, rest, penerbangan, dsb)

4.      Apa saja ruang lingkup tugas sekretaris ?

Jawaban   =   Ruang lingkup seoran sekretaris sangat luas tugas utamanya sebagai wakil/ assisten pimpinan dalam melakukan tugasnya. (pelaksana tugas harian)

5.      Menurut anda bagaimana cara menjadi sekretaris yang professional ?

Jawaban   =    Untuk menjadi sekretaris yang propesional tentunya harus mempunyai pribadi yang baik, supel, berwibawa,tegas, jujur dan dapat memegang kepercayaan.

6.      Menurut anda bagaimana seorang sekretaris dalam menghadapi era globalisasi seperti sekarang ini ?

Jawaban = Harus senantiasa mengikuti perkembangan/kemajuan teknologi, informasi dan mengikuti pelatihan-pelatihan agar dapat terus berkembang

7.      Apa suka dan dukanya menjadi seorang sekretaris ?

Jawaban   =   Sukanya pada saat sukses dalan prestasi. Dukanya pada saat miss komunikasi yang menjadi problem walaupun tidak sepenuhnya kesalahan kita .

8.      Pengalaman apa yang paling menarik selama menjadi sekretaris ?

Jawaban   =   pada saat ditugaskan khusus untuk menyambut tamu penting VIP karena dapat berinteraksi langsung dengan orang penting.

9.      Bagaimana sikap dan langkah yang perlu diambil oleh seorang sekretaris bila pimpinan mengalami emosi yang tidak stabil sehingga sekretaris yang dimarahi ?

Jawaban   = Sikap kita harus tetap tenang dan jangan terpengaruh. Kita harus menghargai pimpinan karena beliau juga tak sempurna.

10.  Pernah terbayang tidak sebelumnya mempunyai cita-cita dan menduduki jabatan menjadi sekretaris ?

Jawaban   =   Tidak

11.  Kekuatan dan kekuasaaan yang seperti apa yang yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris ?

Jawaban   =  Seorang sekretaris harus mempunyai sikap yang tegar, luwes, supel, kekuatan yang dimiliki oleh seorang sekretaris pada saat pendapatannya/usulannya didengar/diterima oleh pimpinan.

12.  Dapat dilihat dari apanya seorang sekretaris yang mempunyai kekuatan dan kekuasaan di perusahaan ?

Jawaban = Keberaniannya dalam membuat keputusan dan mengtur stabilitas kerja dilapangan.

13.  Kualitas sekretaris yang seperti apa yang cocok oleh perusahaan yang dapat menciptakan kekuatan dan kekuasaan ?

Jawaban   =   Sekretaris yang tegas, bertanggung jawab namun bijaksana.

14.  Apakah menurut anda kekuatan dan kekuasaan tersebut dapat membantu mempermudah pekerjaan anda diperusahaan ini ? contoh (manfaat) ?

Jawaban   =   Tidak selalu demikian.

15.  Menurut anda apakah yang harus dilakukan untuk bisa mempunyai kekuasaan seperti yang anda miliki saat ini ?

Jawaban   =   Usaha, pengalaman dan kerja keras

16.  Apakah ada saran bagi sekretaris yang ingin memiliki kekuatan dan kekuasaan yang dapat diperoleh dari kualitas kerjanya ?

Jawaban   =           1. Harus mempunyai pribadi yang baik

2. Jujur

3. Dapat dipercaya

4. Tidak mudah puas

5. Bertanggung jawab

17.  Mengapa anda memutuskan untuk melamar pekerjaan di perusahaan ini ?

Jawaban   =  Mencari tantangan baru dan menambah wawasan dunia kerja.

18.  Apa yang membuat anda menjadi tertarik dengan perusahaan ini ?

Jawaban   =           1. Ruang linkup kerja yang luas

2.   Sebagai salah satu vendor untuk perusahaan otomotif terbesar di jepang

19.  Tanggung jawab apa yang penting dalam pekerjaan ?

Jawaban   =     1. Menjaga informasi yang sifatnya konvidencial (rahasia perusahaan)

2. Mengatur stabilitaskerja dan berani membuat keputusan

20.  Sebutkan dua hal yang memotivasi anda dalam pekerjaan ?

Jawaban   =           1. Agar bias menjadi pimpinan yang baik

2. Senantiasa mengikuti pelatihan-pelatihan agar dapat terus berkembang (wawasan yang luas)

21.  Apa dan bagaimana untuk memotivasi anda dalam menyelesaikan tugas yang dianggap sulit ?

Jawaban  =   Berkonsultasi dengan atasan atau mengerti dibidang pekerjaan tersebut.

22.   Apa dan bagaimana untuk memotivasi anda agar menjadi sukses dalam pekerjaan ?

Jawaban   =           1. Mau mempelajari hal-hal baru dalam pekerjaan

2.      Membuka diri dalam memperoleh wawasan